Am 1. Januar 2027 treten im Kanton Zürich das revidierte VRG und die VEVV in Kraft. Damit wird der elektronische Rechtsverkehr im kantonalen Verwaltungs- und Verwaltungsrechtspflegeverfahren eingeführt. Bestimmte Verfahrensbeteiligte werden künftig zwingend elektronisch handeln müssen – die Einreichung von Eingaben und Beilagen in Papierform genügt dann nicht mehr. Von dieser Digital-only-Pflicht erfasst sind namentlich berufsmässige Vertreterinnen und Vertreter (§ 4b Abs. 2 i.V.m. § 4d Abs. 2 nVRG). Nicht vertretene Private haben ein Wahlrecht zwischen Papierform und elektronischer Form (§ 4b Abs. 1 nVRG). Auch Gerichte und Behörden unterliegen unter bestimmten Voraussetzungen der Digital-only-Pflicht (§ 4d Abs. 1 nVRG).

Einen ausführlichen Überblick über die Neuerungen bietet der Aufsatz «Der elektronische Rechtsverkehr im öffentlichen Recht im Kanton Zürich – Ein Praktikerblick auf die Revision des Zürcher VRG» von Florian Brunner aus unserem Team für öffentliches Recht. Der Aufsatz ist frei zugänglich.

Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs erfordert von Gerichten und Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich zahlreiche Vorbereitungsmassnahmen. Damit der Übergang ins digitale Prozesszeitalter reibungslos gelingt, sind insbesondere folgende Schritte zu beachten:

1. Den massgeblichen Kanal und die Adresse festlegen und der Staatskanzlei melden

Alle Gerichte und Verwaltungsbehörden bestimmen selbst, welcher Übermittlungskanal (sog. massgeblicher Kanal) in ihren Verfahren eingesetzt wird (§ 4e Abs. 1 nVRG; § 2 Abs. 1 VEVV). Der massgebliche Kanal muss die Voraussetzungen nach § 2 Abs. 2 VEVV erfüllen. Infrage kommen etwa PrivaSphere, IncaMail oder das Zürikonto. Der Verkehr mit einfachem E-Mail genügt hingegen nicht. Für Gerichte und andere Rechtsmittelbehörden bietet sich der Einsatz von justitia.swiss an. Die Verfügbarkeit des massgeblichen Kanals muss per 1. Januar 2027 sichergestellt sein – dies ist namentlich im Fall von justitia.swiss frühzeitig zu klären.

Festzulegen ist ferner die Adresse, über die das Gericht bzw. die Behörde auf dem massgeblichen Kanal erreichbar ist (§ 3 VEVV).

Der Entscheid über den massgeblichen Kanal und die Adresse muss zeitnah getroffen werden, sofern dies noch nicht geschehen ist. Die Angaben sind anschliessend der Staatskanzlei zwecks Publikation im Verzeichnis nach § 5 VEVV zu melden.

2. Die erforderliche Technik beschaffen und implementieren

Ebenfalls zeitnah sind die (allenfalls noch notwendige) Beschaffung und die technische Implementierung des massgeblichen Kanals sicherzustellen, einschliesslich der Anbindung an die Geschäftsverwaltungssoftware der Behörde.

Zudem ist sicherzustellen, dass die zuständigen Personen über eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verfügen, mit der sie Anordnungen versehen können (§ 4f nVRG). Soweit erforderlich, ist auch ein geregeltes elektronisches Siegel («Behördensiegel») zu beschaffen – etwa wenn die Behörde Massenverfahren durchführt oder einen Kanal nutzt, bei dem eine eindeutige Identifizierung (z.B. mittels AGOV) stattfindet (vgl. § 15 Abs. 2 VEVV).

3. Die eigenen Verfahren kennen und den Geltungsbereich des VRG klären

Die Digital-only-Pflicht und die übrigen neuen Bestimmungen gelten nur für Verfahren, die in den Geltungsbereich des VRG fallen. Es empfiehlt sich daher, für die eigenen Verfahren zu prüfen, ob sie dem VRG unterstehen. Häufig ist diese Prüfung unkompliziert; im Einzelfall kann sie aber anspruchsvoll sein und eine vertiefte Analyse erfordern, die vor dem 1. Januar 2027 abgeschlossen sein sollte.

Dies gilt namentlich in Bereichen, in denen Bundesrecht und kantonales Recht ineinandergreifen, wie etwa bei Registersachen (Zivilstandsregister, Grundbuch, Handelsregister) und anderen Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (Art. 1 lit. b bzw. Art. 248 lit. e ZPO). Hier kann Bundeszivilprozessrecht zur Anwendung kommen, auch wenn es sich in der Sache um Verwaltungstätigkeit handelt. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass Behörden mit mehreren Sachzuständigkeiten bei bestimmten Verfahren dem VRG unterstehen und bei anderen nicht. Dies gilt etwa für die Zürcher Bezirksräte, deren Verfahren in den verschiedenen Sachbereichen (Kindes- und Erwachsenenschutz, Lex Koller, Rekurs- und Aufsichtsinstanz [§ 19b Abs. 2 lit. c VRG; § 163 ff. GG]) teils dem VRG und teils dem Bundesrecht unterstehen.

4. Die internen Abläufe und Zuständigkeiten regeln und die Mitarbeitenden schulen

Sodann sind die internen Abläufe und Zuständigkeiten zu regeln, etwa hinsichtlich der Signaturberechtigungen sowie der Frage, in welchen Verfahren ein geregeltes elektronisches Siegel statt einer QES verwendet wird. Besondere Aufmerksamkeit verdient die Umsetzung der elektronischen Aktenführung und -einsicht (§ 4c nVRG und § 11 VEVV; § 8 nVRG und § 18 VEVV). Die VRG-Revision tritt grundsätzlich ohne Übergangsfrist in Kraft; einzig für den Umstieg auf die elektronische Aktenführung und -einsicht gilt eine zweijährige Übergangsfrist (Abs. 2 der Übergangsbestimmungen zum nVRG). Diese Zeit sollte als «organisatorische Schonfrist» genutzt, der Umstieg aber frühzeitig geplant werden.

Über die Handhabung der neuen Instrumente sind die Mitarbeitenden frühzeitig zu schulen. Aspekte des Datenschutzes und der Datensicherheit sind dabei stets mitzudenken. Zu schulen ist schliesslich auch das Bewusstsein dafür, welche Handlungen nicht dem VRG bzw. der Digital-only-Pflicht unterstehen. Das VRG gilt nur für formelles Verwaltungshandeln (Verfügungen). Informelles Handeln bleibt weiterhin formlos möglich. Dies gilt beispielsweise für – so etwa Vorabklärungen vor Einleitung eines Verwaltungsverfahrens oder Terminabsprachen für einen Augenschein, die weiterhin per einfachem E-Mail möglich sein werden.

5. Rechtsmittelbelehrungen anpassen

Die neuen Bestimmungen im nVRG und in der VEVV werden ohne Übergangsfrist auch für bereits hängige Verfahren gelten. Gegen Ende des Jahres 2026 sollten Gerichte und Behörden im Kanton Zürich in ihren Verfügungen auf die Digital-only-Pflicht hinweisen, um den Umstieg auf den elektronischen Rechtsverkehr für die Parteien frühzeitig sichtbar zu machen und möglichst reibungslos zu gestalten.